Roll-Out unserer neuen Organisationsstruktur für mehr Gestaltungsspielraum und Selbstorganisation

Veröffentlicht von Erich Gaube am 27. März 2019

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Mit Oktober 2018 wurde die Trafility GmbH ins Leben gerufen. Unser Team bestand von Anfang an aus einem 14- köpfigen, eingespielten Team. Dennoch, der Beweggrund für die Firmenausgründung war das Bedürfnis nach Veränderung, um in der heutigen Zeit des rasanten Wandels und der zunehmender Digitalisierung bestehen zu können. Unser Ziel ist es, auch die zukünftigen Mobilitätslösungen aktiv mitzugestalten und den Anforderungen aus Gesellschaft, Umwelt und Wirtschaft gerecht zu werden. Dazu halten wir es für notwendig agile Prozesse in die Unternehmensorganisation aufzunehmen, um auf den veränderlichen Markt rasch und optimiert reagieren zu können.

Aber auch die Einbeziehung der Mitarbeiter in ihre Organisationen hat sich heutzutage gewandelt. Es wird immer klarer, dass die Summe der Mitarbeiter das Potential einer Organisation darstellt. Agilität bedeutet ein Gespür für Veränderungen zu entwickeln, und das unter Einbeziehung der „Antennen“ jedes einzelnen Mitarbeiters. Zukunftsweisende Unternehmen setzen daher zunehmend auf Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung für ihre Mitarbeiter. Nur mit Gestaltungsfreiheiten kann sich jeder Mitarbeiter jenes Umfeld schaffen, in dem der Wohlfühlfaktor stimmt. Dieser wiederum ist Voraussetzung dafür, dass jeder Einzelne im Team ihr / sein volles Potential ausschöpft. Geschieht dies, so erfährt die gesamte Organisation einen gewaltigen „Push“ nach vorne.

Mit diesem Ziel formierte sich unter Zustimmung aller Mitarbeiter im Sommer 2018 ein internes Transformations-Team, welches durch externes Coaching (Firma transferio) begleitet wurde. Es galt herauszufinden, welche Erwartungen an eine agile Organisation im Mobilitätsbereich zu stellen sind und welche Verantwortlichkeiten daraus entstehen. Dann stellte sich die Frage, wie Verantwortlichkeiten bestmöglich aufgeteilt werden können, damit keine Überforderung an einer Stelle (Flaschenhals-Prinzip) eintritt. Eine besondere Herausforderung ist es, das kollektive Wissen aller interner Experten für plötzliche Herausforderung systematisch abfragbar zu machen. Eine agile Organisation trifft ihre Entscheidungen auf dieser Basis. Daher musste eine Reihe an interner Prozesse neu gedacht werden. Durch die geteilten Gestaltungsfreiheiten entstehen aber auch neue Schnittstellenanforderungen, welche gewissenhaft zu definieren sind. Die Reise war also keine kurze, hat mit März 2019 ein zufriedenstellendes Ergebnis hervorgebracht, ist aber noch lange nicht beendet. Auch das gehört zu einem agilen Prozess, dass man aus Erfahrungen lernt und stets weiter optimiert.

Anfang März 2019 standen wir also vor unserem Roll-Out des neuen Konzepts gegenüber allen Mitarbeitern. Hilfreich war, dass das Transfomations-Team bereits zuvor angefangen hatte in unterschiedlichen Arbeitsgruppen einzelne Mitarbeiter in die Konzeption bestimmter Teilbereiche mit einzubeziehen. So wuchs ein tieferes Verständnis für die neue Form des gemeinsamen Umgangs. Dennoch war das Roll-Out für viele anfänglich eine Konfrontation mit einer Unzahl an Neuerungen. Wir versuchten den Kollegen unsere Reise beginnend vom WHY (Warum tun wir das?) über das HOW (Wie gehen wir heran?) bis zum WHAT (Was verändert sich nun?) begreiflich zu machen. Darauf folgend wurden Kleingruppen gebildet, um auftretende Fragestellungen so individuell wie nur möglich zu beantworten. Erst danach ging es in den Meinungsfindungsprozess, welcher sowohl in den Kleingruppen als auch in einem Meeting der gesamten Kollegenschaft stattfand. Wertvolle Inputs daraus konnten anschließend in das Konzept mit aufgenommen werden. Den dritten und vorerst abschließenden Teil stellte das Plenums-Meeting am 20. März dar, bei dem eine Konsent-Abfrage durchgeführt wurde, um zu beleuchten ob und welche Widerstände gegen den vorliegenden Vorschlag bestehen.

Für das Meeting haben wir einen würdigen Schauplatz gesucht und im Nova-Park gefunden. Die Zeichen standen auf „Start“, und was passt da besser als die Aussicht auf ein Abendessen in der Boeing 727-200 am Dach der Anlage. Das Meeting wurde zu einem denkwürdigen Ereignis, ließ Platz für offene Diskussionspunkte und gipfelte in der Annahme des Vorschlages. Zu guter Letzt konnten wir die neue Organisation in einem kurzen Zeremoniell aus der Taufe heben. Nicht ganz unpathetisch wurde von jedem Mitarbeiter dabei eine Schwelle überschritten und eine Art Urkunde mit dem persönlichen Profil und den übernommenen Rollen entgegen genommen. Anschließend gab es einen kurzen Zwischenstopp in der Flieger-Bar im Stil der 80er Jahre, bevor uns die kulinarische Reise im American Style nach Miami, Florida führte.

Der Abend klang gemütlich aus. Am nächsten Morgen war der Start für unserer Organisation (Version 1.0) gegeben. Einen Überblick darüber findet ihr in den Abbildungen:

Organisationsstruktur

Team-Rollen-Kreise

Und eines ist besonders wichtig: Wir basteln bereits an der Version 2.0. …